Por qué enviar un PDF en lugar de un archivo de Word
Un archivo de Word se ve como se ve por las fuentes, la versión de Word y los ajustes del ordenador que lo abre. Si abres el mismo archivo en un móvil, en otro programa o en un ordenador que no tiene tus fuentes, las líneas pueden saltar en lugares distintos, las imágenes pueden moverse y los saltos de página pueden cambiar. Un PDF fija las páginas tal como están. Se abre en casi cualquier dispositivo sin un programa de edición y es menos probable que alguien lo cambie por accidente. Por eso las empresas, las escuelas, las oficinas y los formularios online suelen pedir un PDF.
Hay un caso en el que debes conservar el archivo de Word: cuando la otra persona necesita editarlo. Un borrador de contrato que se va a revisar es un buen ejemplo. Para todo lo que está terminado y solo hay que leer, imprimir o archivar, envía un PDF.
Opción 1: Guardar como PDF dentro de Word
Si tienes Word, es la mejor opción, porque el propio Word dibuja las páginas con tus fuentes. Abre el documento, elige File, luego Guardar como o Exportar, y elige PDF como tipo de archivo. Google Docs ofrece lo mismo en Archivo, Descargar, Documento PDF, y la mayoría de los demás procesadores de texto tienen una opción parecida. Cuando puedas usarla, úsala.
Opción 2: Convierte el archivo .docx con Velfile
A veces no tienes Word a mano. Puedes estar en un móvil, en un ordenador compartido o en un portátil sin Office. Para esos momentos, Velfile tiene Word a PDF.
- Abre Word a PDF y elige tu archivo .docx. El límite es de 25 MB.
- Pulsa Convertir a PDF.
- Pulsa Descargar PDF, luego abre el archivo y revísalo.
La conversión se hace en tu navegador, en tu propio dispositivo. El documento no se sube a ningún servidor, algo importante para cosas como currículums, contratos y trabajos escolares.
Prepara primero el documento
Un poco de preparación da un mejor resultado.
- Guárdalo como .docx. El formato antiguo .doc no se admite. En Word, usa Guardar como y elige .docx.
- Usa fuentes comunes. El conversor sustituye las fuentes por las fuentes PDF estándar: una sans serif, una serif y una monoespaciada. Las fuentes comunes como Arial, Calibri y Times New Roman se asocian con criterio. Una fuente decorativa no sobrevivirá.
- Mantén el diseño sencillo. Los títulos, los párrafos, las listas, las tablas y las imágenes se convierten bien.
- Pon los números de página en el pie de página dentro de Word. Los pies de página que usan campos de número de página se conservan. Si te olvidaste, añádelos al PDF después con Números de página.
- Reduce las imágenes grandes. Unas pocas fotos grandes pueden hacer que el PDF pese mucho. Cambia su tamaño primero o comprime el PDF al final.
Qué esperar del resultado
El resultado lleva el contenido de tu documento, pero no es una copia exacta al píxel de lo que produciría Word. Conviene conocer tres diferencias.
- Como las fuentes se sustituyen, las líneas pueden saltar en lugares distintos y el documento puede acabar un poco más largo o más corto que en Word.
- Algunos elementos no se incluyen: cuadros de texto, formas, gráficos, ecuaciones, notas al pie y columnas. Los enlaces conservan su texto, pero no se pueden pulsar.
- Las letras que no son del alfabeto latino, como las árabes o las chinas, no se pueden dibujar y aparecen como un signo de interrogación.
Si tu documento depende de alguno de estos elementos, por ejemplo un currículum diseñado con cuadros de texto y columnas, expórtalo desde Word o Google Docs.
Revisa el resultado antes de enviarlo
Recorre el PDF una vez, de la primera página a la última. Fíjate en lo siguiente.
- ¿Algún título se ha quedado solo al final de una página, lejos de su texto?
- ¿Las tablas caben dentro de la página y las columnas siguen siendo legibles?
- ¿Están todas las imágenes y en el sitio correcto?
- ¿Los nombres, los números y las fechas son correctos? Un PDF es más difícil de corregir que un archivo de Word, así que léelo ahora.
- ¿El número de páginas es el que esperabas?
Problemas comunes
- El texto se ve distinto que en Word. Es la sustitución de fuentes. Usa fuentes sencillas o exporta desde Word.
- Falta una imagen. Algunos formatos de imagen que se usan dentro de los archivos de Word, como EMF o WMF, no se pueden incluir. Vuelve a pegar la imagen como PNG o JPG.
- No se pudo leer el archivo. Puede estar dañado, protegido con contraseña o no ser un archivo .docx real. Ábrelo en Word, guarda una copia nueva como .docx e inténtalo de nuevo.
- El PDF es demasiado grande. Pásalo por Comprimir PDF. En el modo Conservar el texto, el texto sigue siendo seleccionable y solo las imágenes se hacen más pequeñas.
Qué hacer después
Cuando ya tengas el PDF, suelen quedar algunos trabajos pequeños. Para unirlo con otros documentos, usa Unir PDF. Para añadir tu firma a una carta, usa Firmar PDF. Para estampar una palabra como BORRADOR en cada página, usa Marca de agua en PDF.
Última actualización: 19 de octubre de 2026